مرکز نگهداری بیماران روانی  بوعلی

بسم الله الرحمن الرحیم الحمد الله الرب العالمین و صلی الله علی محمد و آله الطیبین الطاهرین

مدیریت مشارکتی بر مبنای آموزش و یادگیری و فعالیت های کاری سیستمیک و تیمی

دکتر جابرزاده

از نقطه نظر فردی ، یادگیری ، یعنی دسترسی به اطلاعات  و درک آن ؛ و کسب مهارتهاست . ولی از نقطه نظر اداری ، یادگیری یعنی  بدست آوردن سنتها ، دیدگاهها ، استراتژی‌ها و انتقال دادن دانش متمرکز است . که بخش خصوصی بایستی از هر دو دیدگاه برای آموزش خود استفاده نماید . یادگیری و آموزش زمانی اتفاق می افتد که موجب تغییر عقاید و دیدگاههای موجود شده و دیدگاه جدیدی را در نحوه ی انجام وظایف توسط کارکنان خلق کند و ازطریق ارتباط و تعامل با تمام سطوح  ؛ کارهای اجرایی مرکز به بهترین و منظم ترین شکلی انجام و به همه منتقل شود . که این انتقال ؛ ازطریق مشارکت بهتر صورت می گیرد . یادگیری مشارکتی در مراکزی که اعتقاد به یادگیری دارند ؛ دارای ساختارهای اصلی و زیربنایی است ، و تاثیرات عمده خود را برجای خواهد گذاشت . روشهای یادگیری در یک مرکزِ با نگاه یادگیرنده ؛ عبارت است از :

1 -  رشد فردی : در مراکزی که به دنبال آموزش و یادگیری هستند ؛ منجر به افزایش توانایی فردی برای خَلق نتایج دلخواه و خَلق محیط سازمانی و سیستمیک می شود که همه‌ اعضای یک مرکز را تشویق می‌کند تا با تلاش گروهی و اعتقاد به جمع گرایی ؛ به اهداف انتخابی خود در مرکزشان برسند . این روش ؛ ویژگی است که در گروه ؛ مستلزم همکاری و کمک به یکدیگر می شوند . احساس مسئولیت فردی نیز در تقویت رشد فردی تأثیر دارد . رشد فردی مستلزم رشد متوازن و مثبت و همفکری بین افراد است که باعث می‌شود افراد پس از خروج از گروه به عنوان یک فرد آموزش دیده و آگاه و متخصص در صحنه زندگی اجتماعی ظاهر شوند . رشد فردی ؛ پیدایی فهم کار سیستمی و اعتقاد به کسب مهارت ها ؛ سنت های سالم و رشد دهنده

2 - مدلهای ذهنی : ایجاد مدلهای ذهنی یعنی ایجاد تصور درونی مثبت از خود و متغیرهای محیطی در جهان پیرامون که با دو ویژگی یادگیری مشارکتی یعنی ارتباط رو در رو جهت بحث و تبادل نظر و رشد مهارتهای اجتماعی (افزایش قدرت فکری، قدرت بیان و ارتباطات کلامی و غیرکلامی و کسب روابط دوستانه مبتنی بر احترام متقابل و رشد اعتماد به نفس در افراد) ارتباط دارد. رسیدن به تفکرات جدید و خلق دانش و یادگیری راههای خلاقیت و ابتکار در مرکز ، مستلزم ارتباط متقابل و بحث و گفتگوهای اثربخش است و رسیدن به دستاوردهای مهم ذهنی خودبه‌خود باعث افزایش مهارتهای اجتماعی در افراد نیز می‌شود . یعنی پیدایی و ایجاد مدل های ذهنی استراتژیک و نه خودمدارانه و سلیقه ای که قابل اجرا و سود دهنده باشند .

3 - دیدگاه مشترک : ایجاد دیدگاه مشترک یعنی : بنا شدن حس تعهد در گروه و ایجاد تصویر مطلوب از آینده با ویژگی پاسخ‌ گویی فردی ؛ که منجر به احساس تعهّد و مسئولیت در تمامی اعضای گروه می‌شود . به این معنا که تک‌ تک اعضا نسبت به یادگیری خود و دیگران مسئول و متعهدند . پیدایی یک دیدگاه جدید در نحوه ی انجام کار مشارکتی در جهت فهم کار سیستمی و اعتقاد به اینکه هر کارمند ی ؛ خود را مسئول یادگیری بداند .

4 - یادگیری گروهی : پیدایی اعتقاد به یادگیری فردی و اداری ( گروهی ) برای بالا بردن ارتباط و تعامل جمعی .

5 - تفکر سیستمی : ایجاد تفکر سیستمی مستلزم شناخت صحیح از کل سیستم ، شناسایی نقاط قابل بهبود ، درک نقاط قوت و تدوین راهکارهایی برای حل مشکلات است . به این معنا که گروه ، اطلاعات را به بحث و تبادل‌ نظر و مشورت می گذارد و هر یک با دید سیستمی به تفکر جمعی ، بازخورد گروهی و در نهایت خَلق راهکارهای جدید و تولید دانش در یک موضوع و بستر اقدام می‌کنند . روش یادگیری گروهی در سازمان یادگیرنده باعث انتقال مهارتهای تفکر مشارکتی می‌شود . بر این اساس مرکز یادگیرنده و یادگیری مشارکتی با هم ارتباط داشته ، و هر کدام بدون دیگری معنایی ندارد.  تفکر سیستمی یعنی : پیدایی یک ساختار زیربنایی سیستمیک برای تأثیر گذاری بیشتر و ایجاد حلقه های کیفیت در تمام سطوح و استفاده ی بهینه از زمان و امکانات موجود .

که هریک از این پنج شیوه ؛ به نوعی با مشخصه های اصلی یادگیری مشارکتی ( همه خواهان انجام یادگیری هستند و زور و اجباری در کار نمی باشد ) همخوانی پیدا می کنند . لذا در ابتدا بایستی اهداف ِ یادگیری و فعالیت هایی که مرکز را به اهداف خود می رساند تعیین و بر اساس آن ها برنامه های آموزشی ارائه گردد .

حال سوال اساسی این است که چگونه می توان از طریق این رویکرد از زمان در دسترس استفاده بهینه کرد؟ چگونه و چه زمانی کارکنان از راهنمایی و کمک مدیر بهره مند شوند ؟ چگونه کارکنان به طور اثر بخش با یکدیگر کار کنند؟ کدام ترکیب گروهی ایده آل است ؟ چگونه می توان یک تیم موثر تشکیل داد ؟ این تیم چه مشخصه هایی را باید دارا باشد و چه وظایفی را باید انجام دهد ؟

یادگیری عامل کلیدی مورد نیاز هر مرکزی است که می‌خواهد در دنیای جدید اقتصادی پا برجا بماند.  مراکز بزرگ همواره در این اندیشه هستند که چگونه به گسترش دانش در میان خود بپردازند ؟ زیرا دریافته‌اند که یادگیری مانند کاتالیزور عمل می‌کند. در مراکزی که سیستم مدیریت دانش مدارانه به خوبی اعمال شده است ، یادگیری افراد در خود مرکز صورت می‌گیرد و تغییر دیدگاه افراد در قالب تغییرات رسمی و غیررسمی در عملکرد مرکزمنعکس می‌شود . دانش وقتی که بین همگان تقسیم شود ثمردهی بیشتری دارد . یک مرکز یادگیرنده ، مرکزی است که مدام توانایی خود را صرف ساخت آینده می‌کند . روشهای جدید را می‌آموزد و راههای قدیمی انجام کار را فراموش می‌کند .

مرکز یادگیرنده مرکزی است که یادگیری را برای تمام اعضا تسهیل می‌کند و مداوم آن را انتقال می‌دهد . چرا که به دنبال به دست  آورنِ دیدگاه‌های جدید است . این مرکزمکانی است که در آن افراد مرتباً توانایی خود را در جهت خلق هر آنچه که میل به خلق آن دارند افزایش می دهند ، مدلهای جدید یادگیری را فراگرفته و یاد می‌گیرند که چگونه بیاموزند . محل آزمایش مداوم تجربه‌ها ، انتقال آنها و ربط دادن آن به هدف اصلی است .

یک مرکز یادگیرنده مرکزی است که شیوه‌های انجام کارِ آموزشی  را هدایت می‌کند ، به آموزش کارکنان اهمیت می‌دهد ، به کارکنان یادآور می‌شود که همواره علاقه‌مند فراگیری باشند ، گروههای کاری را تشکیل می‌دهد ، بر ریسک تأکید و از سرزنش کردن دوری می‌کند ، با کارکنان ارتباط همه جانبه‌ای برقرار می‌کند و اطلاعات لازم را به موقع در اختیارشان قرار می‌دهد ، به آنها می‌آموزد که قدرت تصمیم‌گیری واقع‌بینانه را در خود توسعه دهند ، از ایده‌های جدید استقبال می‌کند ، با سرعت زیاد آیین‌نامه‌ها و بخشنامه‌ها را معرفی می‌کند ، ارباب رجوع خود را می‌شناسد و مستقیماً با آنها وارد گفتگو می‌شود ، بازخوردهای مثبت را به همه کارکنان به طور مستمر ارائه می دهد و تنبیه‌ها را به حداقل می‌رساند ، آگاهی و شناخت را سرلوحه‌ رشد حرفه‌ای کارکنان قرار می‌دهد ، به پرونده‌ها در حداقل زمان ممکن رسیدگی می‌کند ، رضایت و غرور کارکنان را تقویت می‌کند ، برای پرهیز از خودمحوری قدرت را به طور تقریباً منطقی در سراسر مرکز توزیع می‌کند ، بر اطلاعات مستند تکیه دارد نه بر فرضها و دهن‌بینی‌ها ، از تجارب خود و گذشتگان به خوبی درس می‌گیرد و ارزش شکستها را می‌داند .

تأثیرات مثبت یادگیری مشارکتی بر مرکز یادگیرنده :

· ایجاد یک مدیریت دانش مدارانه و استفاده بهینه از آن ؛ برای ایجاد و خَلقِ الگوهای جدید یادگیری .

· هر کارمندی رهبرخود بوده و خود را رهبری می کند .

· هدایت به معنی اینکه در مسیر رسیدن به هدف قرار گرفته اند .

· کنترل و استفاده از روشهای اجرایی مشخص برای انجام کارها و ایجاد محیط باز برای تعامل پویا .

· مشارکت و استفاده مؤثر از تمام افراد در تمام سطوح کاری مرکز برای بهره وری بیشتر .

· حذف فردگرایی و نگاه فردی به کار ؛ که از مشکلات جدی کارمندان خدماتی می باشد

· استقبال از اختلاف و تعارض در عقاید و دیدگاهها برای فراهم شدن جوّ تفکر در بین کارکنان و درگیر نکردن آنها در کارهای اجرایی صرف .

· ایجاد دیدگاه و بینش کار مشارکتی و تیمی و پیدایی ذهن های با مدل های استراتژیک و سیستمیک و پیدایش دیدگاه کل گرایانه  .

· توجه به علائق فردی و گروهی و بی توجهی به انفکاک اعضا از هم برای کارآیی و اثر بخشی بیشتر .

· برآورد نیازها و انتظارات کارکنان با توجه به شرایط جسمی ؛ فکری و روحی .

· ایجاد توجه به تجربه های گذشته و سعی در تجربه کردن موضوعهای جدید و انتقال آنها در کل فعالیت های مرکز و تولید دانش جدید .

· قائل نشدن زمان و مکان خاص (مرز مشخص) برای فراگیری و توجه به دانشهای از راه دور و مجازی .

· استقبال از بازخوردهای همکاران جهت انتقال پیشنهادها و انتقادها .

· توجه به توسعه شبکه‌های ارتباطی بیرونی و درونی و ارتباط میان آنها

· ساختار رقابتی به همکاری گروهی تبدیل می گردد .

در مراکزی مثل مراکز خصوصی سازمان بهزیستی ؛ مدیر به عنوان رهبری در مرکز ، باید کار گروهی را به گونه ای سازماندهی کند که کارکنان براحتی بتوانند به کسب دانش و تجربه نائل شوند . برای رسیدن به این منظور باید در یک گروه مشارکتی ؛ حد اقل 80-60 درصد از وقت به کار مشارکتی اختصاص یابد . و این یک کلید مهم در دستان مدیریت بوده و تجربه شده است . در این خصوص ؛ گروه ها هدفی خاص و تعیین شده ای را دنبال می کنند ؛ لذا به تک تک اعضای گروه بایستی مراحل انجام کار تیمی برای تحقق اهداف گروهی ؛ تعیین و شناسانده شود . خود ارزیابی ؛ خود ارزشیابی ؛ در آن ها نهادینه شده و فقط به هدف توجه داشته باشند . و باید توجه داشت که تعیین مراحل انجام کار بسیار مهم است . لذا توزیع برگه های راهنما در بین کارکنان برای آموزش نحوه ی کار کردن ؛ البته به شیوه ی مشارکتی ؛ نیز بسیار با اهمیت است . خوب گوش دادن ؛ خوب و بجا و منطقی صحبت کردن ؛ نپذیرفتن هر پیشنهادی که بررسی و کارشناسی نشده است ؛ رعایت حق و حقوق همدیگر ؛ ایثار و فداکاری ؛ گذشت در برابر ناملایمات و کاستی ها ؛ و بالا بردن آستانه ی تحمل ؛ ابزاری هستند که تک تک کارکنان برای انجام یک کار گروهی ایده آل بایستی به آن ها مجهز شوند .

لذا یک مدیر بهتر است در ابتدا گروه های دو نفره تشکیل داده و علاوه بر آموزش های کلی برای همه ی پرسنل ؛ حداقل 20 دقیقه برای هر گروه 2 نفره به طور جداگانه و در طی روز برنامه ی آموزشی داشته باشد . و از آن ها بخواهد در مورد کاری که انجام می دهند فکر کرده و پیشنهاد بدهند . این کار علاوه بر رشد مهارتهای اجتماعی، یادگیری جدیدی را نیز برای آنها به همراه خواهد داشت  . از آن ها برنامه ی زمان بندی شده بخواهد و کار و زمان را تلف نکند ؛ و در موقع تعیین شده برای ارزیابی کار ارائه شده ؛ نزد همه ی گروه ها حاضر شود . در این بین مدیر مرکز هرگز نباید از بدست آوری نتیجه ی کار ( هدف تعیین شده ) کوتاه بیاید و یا تغییری در آن بوجود آورد که در این صورت ؛ گروه ها کار را جدی نخواهند گرفت . زمان تعیین شده را چدی نخواهند گرفت . قبل از شروع کار چرایی کار به شکل مشارکتی باید برای آن ها معلوم و قابل فهم باشد ؛ اهمیت کسب مهارت های جدید باید برای آن ها روشن شده باشد . اگر نیاز است که به تکنیک های کارهای گروهی وارد شوند ؛ این کار حتماً انجام گردد ؛ کارکنان در فعالیت های گروهی باید کار روزانه ی خود ( شرح وظایف ) را ببینند و نه اینکه احساس کنند ؛ کاری بیشتر از وظایفشان انجام می دهند و به جای تمرکز بر کار ؛ به افزایش دستمزدها وارد شوند ؛ در این صورت اشکال از نحوه ی آموزش و نقص در نحوه ی مدیریت است .

به منظور ارزشیابی از کیفیت اجرای کار گروهی مشارکتی سوالات زیر را بایستی جواب داده شود :

• آیا اعضای گروه معنی کار مشارکتی را فهمیده اند ؟
• آیا تک تک اعضای گروه هدف را شناخته اند ؟
• یا گروه از انجام برخی از وظایف اساسی اجتناب می کند ؟
• آیا همه اعضای گروه مشارکت فعال دارند ؟
• آیا گروه انتظار دارد که فرد خاصی تمام تصمیمات را اتخاذ نماید ؟
• آیا گروه سعی دارد به توافق در کار نزدیک شود و از درگیری اجتناب ورزد ؟
• آیا اعضای گروه احساسات و نظرات واقعی خود را ابراز می دارند ؟
• آیا برخی از اعضای گروه همواره در انجام کار تعلل ورزیده  و اظهار کم حوصلگی می کنند؟
• چه کسی بیشتر صحبت می کند تا اینکه عمل نماید ‌؟
• چه کسی بیشتر باعث قطع در انجام وظایف می شود ؟
• چه کسی بسیار زیاد و یا بسیار کم حرف می زند ؟
• چه کسی بدترین کارمند و چه کسی بهترین کارمند است ؟
• و در آخر ؛ تا چند درصد به اهداف از قبل تعیین شده رسیده اند ؟
• مدیر پس از پاسخگویی به سؤالات فوق می تواند اقدامات لازم را برای رفع نقاط ضعف و تقویت نقاط قوت انجام دهد و در مراحل بعدی کار گروهی مشارکتی را به شکل کار آمد تری اجرا کند.  تمام این مراحل بایستی ثبت شده و در نهایت به شکل یک سند در موارد آموزشی بعدی از آنها استفاده گردد .

بنابراین در زمینه ساماندهی گروه مشارکتی می توان به مراحل زیر اشاره کرد:

• تعیین هدفهای آموزشی
• آشکار بودن دستور العملها و قوانین برای اعضا
• تعیین تعداد افراد هر گروه
• اهمیت دادن اعضا به یکدیگر
• احساس مسئولیت و تعهد اعضا در برابر تحقق هدفهای مشترک
• طرح آزادانه احساسات اعضا ضمن رعایت احتیاط و مهربانی
• مرتب کردن محیط کار و فعالیت ( نظم دهی )
• تدارک دیدن مواد و وسایل آموزشی مورد نیاز
• تشریح وظایف کارکنان
• فراهم کردن زمینه های ایجاد وابستگی درونی، احساس مسئولیت فردی و همکاری درونی
• تبیین معیارهای موفقیت
• تبیین انتظارات و رفتارهای مطلوب
• شناخت اختلافات و سعی همه اعضای گروه در رفع آن
• نظارت بر رفتار کارکنان
• راهنمایی کارکنان
• آموزش مهارتهای همکاری
• برآورد نحوه بهبود بخشیدن عملکرد گروهی
• نقش مدیر در فرایند اجرای کار گروهی مشارکتی ( هماهنگ کننده ؛ سازمان دهنده و کنترل کننده ی تیم ؛ دارای قدرت و نفوذ ؛ باوقار و مؤدب ؛ قانون گرا و حق گرا ؛ قدرت در تجزیه و تحلیل وضعیت های موجو د )

مهم ترین وظیفه و شاخص ترین وظیفه ی یک مدیر موفق در انجام کارهای گروهی و مشارکتی ؛ این است که علاوه بر آگاه کردن کارکنان از قوانین کار کردن در گروه ؛ به آنها کمک کند تا هنجارها و قوانین مورد نظر را درونی کنند . در وجود کاری خود نهادینه کنند ؛ فرد نگاه کار سالم و مشارکتی را پیدا کند ؛ خود را با دیگر کارکنان یک پیکر ببیند ؛ وظیفه شناسی را سر لوحه ی هر کار خود قرار دهد . فرد باید یاد بگیرد ؛ در این دوره ها باید هنجارهای مربوط به سازمانها و مراکز سنتی تا حدود زیادی شکسته شود . مثلا هنجارهایی نظیر اینکه : فقط کار خودت را انجام بده ، کاری به دیگران نداشته باش، هرگز از کارکنان دیگر درخواست کمک و مشورت نکن و صرفا به آنچه مدیر می گوید توجه داشته باش . کارکنان باید بپذیرند که در فعالیت های گروهی ؛ ملاک اهداف است نه سابقه های دوستی و قومیتی ؛ چرا که این خطر وجود دارد که به دلیل سابقه دوستی ، اعضا نتوانند نقاط ضعف افراد هم گروه را یادآور شوند . پس به افراد قانون شکن و بی‌انضباط در گروه ، بازخورد لازم داده  نمی شود . نباید فرد که رفتار مشارکتی دارد ؛ در رفتار سنتیِ گروه حل شده و اهداف را فراموش و یا فدای گروه کند ( بیماری توافق های بیش از حد ) . توافق بیش از حد اعضا با یکدیگر زمینه های چالش ، تفکر و انتقاد را از میان می برد و هرگاه گروه احساس کند که دچار پسرفت شده است به‌جای اینکه رفتار تک تک اعضا را مورد ارزیابی قرار د اده و سعی در برون رفت از این پسرفت نماید ؛ عوامل خارجی را مقصر می داند . بنابراین گرچه وجود دوستی و رفاقت از ویژگیهای مطلوب هر گروه محسوب می شود لازم است همچنان که عدم توافقها به توافق تبدیل می شوند از زیانهای حاصل از توافق بیش از حد نیز جلوگیری شود . برهمین اساس است که اکثر سبکهای یادگیری مشارکتی روی گروههای کوچک 5 – 2 نفره و ناهمگونی اعضای گروه و پاسخگویی اعضا در برابر عملکرد گروه تاکید می کنند . مطالعات در خصوص اندازه گروه هم نشان می‌دهد که بهترین ترکیب گروهی چهار نفر است . اکثر مدیران گروههای 6 – 4 نفره را ترجیح می دهند . ولی به اعتقاد و تجربه ی اینجانب  ؛ یک مدیر ؛ بایستی در مراحـل اولیـه ایجاد گروهـهای مشارکتی ؛ بهتر است کار را گروه های  3 – 2 نفره  شروع کند ؛  و پس از اینکه افراد درگروه کوچکی اصول همکاری گروهی را آموختند کار با 4 نفر ادامه یابد .

یک مدیر موفق در طی انجام فعالیت های گروهی ؛ بایستی دو نقش جدی دیگر را هم در کنار رهبری خود اعمال نماید ؛ بازرسی و تکمیل کنندگی :

بازرس : بازرس مچ گیر نیست ؛ بلکه بدنبال فرصت ها است ؛ فرصتهای طلایی را که برای بهبود عملکرد تیم کشف می کند و برای این منظور ممکن است در خارج از گروه مذاکراتی با دیگران داشته باشد . بازرسان تیم عموماً افرادی پر شور ، خلاق‌ ، خونگرم و اجتماعی هستند و قوانین و تبصره و بندهای قانونی را بخوبی می شناسند ؛ با مدیریت ارتباط سازنده دارند ؛ و بازویی هستند برای بدست آوردن نقص ها و فرصت هایی که بتوان نقص ها را بر طرف کرد . بازرسی ؛ یعنی باز رسیدن کل مرکز به قانون مداری و شکوفایی و علم مداری و اخلاق و شرع مداری . بازرسی یعنی باز رسیدن مرکز به رشد اقتصادی و استاندارد گرایی . بازرس کسی است که با رسیدن به حقایق کاری در مرکز ؛ از رفتارهای عجولانه در سطوح بالاتر از مرکز ؛ جلوگیری می کند . بازرس ؛ اصولاً فردی ژرف نگر و قابل اعتماد است و می تواند برنامه های کاری پوشیده مانده را آشکار کند .

تکمیل کننده :  تکمیل کننده کسی است که روی حالتهای اضطرار و ضرب الاجل ؛ برای رسیدن به اهداف تاکید می کند . این افراد معمولا عصبانی ، حساس و نگران در مورد تکمیل وظایف هستند ، ضمن اینکه بسیار منظم و هوشیارند . « تکمیل کننده » تحمل اعضای سطحی نگر و بی دقت را ندارد و به آنها در مورد گذشت زمان تذکر می دهد . این تذکر‌ها گاهی اوقات ممکن است روحیه بعضی از اعضای تیم را تضعیف کند ؛ لذا بایستی در این اَمر ؛ هماهنگ با فرامین رهبری مرکز و بازرسی و ارزیابی عمل نمایید . تکمیل کننده کسی است که افعال بسیار حساس و حیاتی را از افعال سطحی و حاشیه ای جدا کرده و به هدف را یادآوری می نماید .

در پایان باید گفت : مراکز امروزِ تحت نظارت سازمان بهزیستی ؛ بیش از هر زمان دیگری به خودآگاهی ، خودارزیابی ، خودآموزی ، دگرآموزی ، مشتری محوری (تکریم ارباب رجوع) ، ریسک‌پذیری ، تحول و نوآوری نیازمندند . از سوی دیگر تقویت روابط عاطفی و مسئولیت پذیری ، افزایش تعامل رو درو، بهبود مهارتهای بین فردی و توسعه خودکنترلی در بین کارکنان‌ ، ضرورت تدوین برنامه‌های آموزشی با نگاهی استراتژیک را مورد تاکید قرار می دهد.

ادامه دارد ...