مرکز نگهداری بیماران روانی  بوعلی

واکنش سریع توسط نشانگر های مدیریتی

دکتر جابرزاده

داشبورد وسایل نقلیه را دیده ای ؟همان مکانی که در بالای فرمان اتومبیل قرار دارد و پر از درجه ها و چراغ های هشدار دهنده است ؛ داشبورد ( نشانگرها )؛ اکثر داده های مورد نیاز را در دید راننده قرار می‌ دهد تا وی بتواند داده های مهم مورد نیاز را با یک نگاه ؛ تحلیل کند و عکس العمل بموقع را انجام دهد . در واقع داشبورد یک روش آسان و راحت برای تصمیم گیریهای ضروری حین رانندگی ارائه می دهد . به عنوان مثال فرض کنید که عقربه نشانگر بنزین خودرو شما درست کار نمی کند ، آیا می توانید یک رانندگی مطمئن داشته باشید ؟ مسلما جواب منفی است ، چرا که وجود نشانگرهای سالم ، رانندگی مطمئن را تضمین می کند . مراکز نیز اینچنینند ؛ یعنی با توجه به حجم بالای داده های اطلاعاتی و پراکنده بودن آن ها تصمیم گیری های مدیریتی گاهاً به این آسانی ها نمی باشد ؛ لذا باید ترتیبی داده شود تا تمام داده های اطلاعاتی در هر روز کاری قابل مشاهده و تحلیل شود ؛ و باید دانست که اطلاعات کم و جزئی کمک زیادی به رهبری یک مدیر موفق نمی کند و بایستی همه ی اطلاعات را برای تصمیم گیری های خود در اختیار داشته باشد . اگر شما برای تصمیم گیری هایتان داشبورد اطلاعاتی نداشته باشید نمی توانید تصمیم گیری های بموقع و سریع و اثربخش داشته باشید لذا از صحنه ی رقابت حذف خواهید شد . یادتان باشد وقتی چیزی که قابل اندازه گیری نباشد ؛ نمی توانید بخوبی مدیریت کنید ؛ مدیر موفق باید تمام اندازه ها و خط کش های اندازه گیری ( داده ها و اطلاعات ؛ استانداردها و قانون ) را در اختیار داشته باشد ؛ یعنی چیزی را که نمی بینید نمی توانید مدیریت کنید ؛ لذا داشبورد اطلاعاتی به شما این امکان را می دهد که همه چیز مورد نیازتان را ببینید .

کاربرد اصلی داشبوردهای اطلاعاتی  صرفا گزارش دهی و گزارش‌گیری نیست بلکه وظیفه اصلی این داشبوردها ؛ ارائه بهنگام اطلاعات مورد نیاز به افراد تصمیم گیرنده و واکنش سریع به تغییرات است . و این طور نیست که اطلاعات داشبورد ی فقط باید در اختیار مدیریت باشد ؛ بلکه سیستم باید طوری عمل کند که بعضی از اطلاعات در اختیار دیگران هم قرار بگیرد تا بتوانند در تحلیل و تصمیم گیری ها به شما مشورت داده و در حقیقت یک مدیریت مشارکتی را بوجود آورید . در این خصوص می توان برای هر بخش داشبوردهای اطلاعاتی تعریف کرد که هدف نهایی تمامی آنها ؛ ارائه سریع و بهنگام اطلاعات به مدیران و کارکنان سطوح مختلف مرکز برای آگاهی از شرایط متغیر و اتخاذ تصمیم های صحیح با توجه به آنهاست.

تصور کنید که داشبورد خودرو، گزارش جزئیات مقدار بنزین مصرف شده در هر روز یا هر ماه را نشان دهد ، ( که این جزئیات همان کیفیت اطلاعات است ) ؛ ولی این گزارش چندان مورد استفاده قرار نمی گیرد چرا که کیفیت اطلاعات در زمان مناسب برا‌ی تصمیم گیری سریع نادیده گرفته شده است . و به‌جای آن باید جزئیات کمیت کنونی بنزین یعنی مقدار بنزین موجود را نشان دهد،  تا راننده بتواند برای تأمین سوخت سریع تصمیم گیری نماید ؛ ولی ما در مراکز توانبخشی بهزیستی  یک سری تصمیمات فوری و درجا را داریم و یک سری تصمیمات بلند مدت که بایستی یک مدیر موفق به هر دو جزء اطلاعات ( کیفی و کمی ) تسلط کافی داشته باشد ؛ این داشبورد اطلاعاتی با جزئیات کیفی و کمی در مقابل دید او قرار داشته باشد .

· داشبورد عملکرد کلی مرکز ( اداری ؛ پزشکی – درمانی و پرستاری ؛ پیراپزشکی ؛ مددکاری ؛ روانشناسی ؛ کاردرمانی ؛ آشپزخانه ؛ رختشویخانه ؛ انبارها ؛ فوق برنامه ها ؛ قوانین داخلی ؛ ارتباطات داخلی و خارجی دولتی و مشارکتی ؛ موارد امنیتی )

· مهم ترین داشبورد ؛ مشاهده فرایند خدمات رسانی به بیماران است . داشبورد پاسخگویی ؛ که تمام پرسنل شاغل بایستی پاسخگوی کیفیت و کمیت کاری را که انجام می دهند باشند ؛ و این بدان معنی است که عدم پاسخگویی یعنی بی انگیزگی کارمند   

· داشبورد مشاهده ی فعالیت – فرایند های خاص

· داشبورد امور مالی ( ورودی ؛ هزینه کردها ؛ تحلیل های مالی ؛ شاخص های رشد مالی و اقتصادی )

· داشبورد تجهیزات و تأسیسات

·داشبورد بازار case و بیمار

برای بهره گیری از این داشبوردها لازم است که زمان حال هر فرایندی ( زمان تحویل و یا ابتدای ماهیت کیفی و کمی ) ثبت شده و بعد از تلاش نیز نتیجه ثبت گردد و اطلاعات و داده ها برای بهره وری تجمیع و وارد نتیجه گیری و تصمیم سازی شود .

ویژگی یک داشبورد اطلاعاتی  را می توان در دو کلمه (SMART) و (IMPACT) خلاصه کرد:

ویژگی SMART از حروف ابتدایی ویژگی های زیر گرفته شده است :

·Synergetic : یعنی کلیه ی اطلاعات بایستی نسبت به هم اثربخشی داشته باشد و جمع کردن اطلاعات باید موجب هم افزایی شود .

·Monitor kpi : یعنی شاخص های حیاتی و اصلی برای هر عملکردی که به اثربخشی منجر شود .

·Accurate : یعنی اطلاعات و آمار ارائه شده بایستی از یک پشتیبانی معتبر برخوردار باشد و قابل نمایش هم باشد ؛ یعنی دقیق باشند

·Responsive : اطلاعات باید پاسخگوی نیاز باشد و منجر به عکس العمل سریع گردد .

· Timely : یعنی بهنگانم و به روز بودن اطلاعات برای تصمیم گیری و اطلاعاتی باشند که بتوان در زمان واقعی و مناسب ارائه داد .

 ·علاوه بر موارد بالا یک داشبورد IMPACT نیز وجود دارد که ویژگی IMPACT نیز از حروف ابتدایی ویژگیهای زیر شکل گرفته است :

· Interactive : تعاملی است یعنی برای رسیدن به جزئیات اطلاعات و ارائه ی تحلیل برای یک تصمیم سریع و حیاتی ؛ یعنی مدیر را به سمت ریشه ی مسائل بردن . تصور کنید اگر خلبان بتواند بر نشانگر بنزین خود کلیک کند و متوجه شود که در 15 دقیقه اخیر حجم بنزین نصف شده است متوجه نشت بنزین می‌شود .

·More data history : یعنی دسترسی به اطلاعات و داده های پیشین که داشبورد به مدیر قابلیت مرور روندهای گذشته را می دهد . به عنوان نمونه ممکن است در زمان کنونی در سهم بیمار گیری و افزایش مثلاً شهریه ها رشد مشاهده شود ، اما با مرور روندهای گذشته رکود نسبت به سال بیش نمایان شود.

·Personalized : یعنی شخصی سازی ؛ لذا با ارائه ی این داشبورد برای هر فرد و هر موقعیت یک ویژگی خاص را تعریف می کند  ؛ برای نمونه مدیر یک مرکز در بخش غربی یک استان نیازمند مقیاسهای مربوط به ناحیه خود و مدیر یک مرکز در بخش شرقی نیز نیازمند مقیاسهای مربوط به ناحیه خود است .

· Analytical : یعنی اطلاعاتی و یا داشبوردی که قابلیت تحلیل باشد ؛ چه بسیار نشانگرها و اطلاعات و داده هایی که بدرد تحلیل و تصمیم سازی نمی خورند ( تحلیل هایی مثل « اگر چنین شد ... آن وقت فلان کار ...اگر چنان شد ... اگر کم بود ... اگر زیاد بود ...و امثالهم ) در حقیقت قوه ی ادراک فرد را بالا می برد .

· Collaborative : یعنی مشارکت ؛ داشبوردهای سازمانی قابلیت تعویض یادداشت ها یا نظرات را تسهیل می کنند.

·Track ability :  یعنی قابلیت پیگیری داشته باشند ؛ مدیر بتواند در موارد مختلف پیگیری داشته باشد ؛ نه اینکه او را از پیگیری و استمرار در اَمر مثلاً فلان فرایند ؛ سردرگم نموده و یا به رکود بکشاند .

نتیجه گیری :

داشبوردها به علت آنکه تمامی داده های یک مرکز را بر یک صفحه جمع و آنها را با استفاده از نمودارها و اشکال مختلف براحتی برای مدیران و کارکنان تفسیر می کنند ، ابزاری ارزشمند در محیط رقابتی کنونی محسوب می شوند . مدیران مراکزی که از داشبوردها بهره می‌گیرند ، به‌جای اتلاف وقت برای خواندن محتوای گزارشهای پیچیده و غیر قابل درک و استخراج اطلاعات مورد نیاز از میان آنها ، زمان خود را بر تصمیم گیریهای صحیح و روشن تر اختصاص می دهند و از مزیت رقابتی خود که همان واکنش سریع نسبت به شرایط و تغییرات است استفاده می کنند . امروزه هر مرکز توانبخشی که ارزش کسب اطلاعات بموقع را درک کرده باشد ، از این فناوری نوین و با ارزش استفاده می کند و ازین رو است که روز به روز بر استفاده از پدیده این نسل که همان داشبوردهای سازمانی می باشد افزوده می شود .